Datenschutzerklärung — Bewerbungs- und Ausstellerportal
Verantwortlicher
art.fair International GmbH Maria-Hilf-Str. 9 50677 Köln, Deutschland Tel.: +49 221 420 393 0 Fax: +49 221 420 393 29 contact@art-dus.de www.art-dus.de Geschäftsführer: Walter Gehlen Datenschutzbeauftragter: Christian Krause, mail@dsb-dus.de Kontakt für Datenschutzanfragen: dataprotection@art-dus.de
Welche Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Ausstellerportals verarbeitet werden
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Ausstellerportal werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Zugangs- und Kontodaten wie Galeriename, Master-E-Mail-Adresse, weitere freigeschaltete Zugangsadressen, Rolle, bevorzugte Sprache und Einladungscode; das Nutzungsverhalten in Form des Zeitpunkts jedes Logins mit Rolle und Jahrgang, ohne IP-Adresse und ohne Browserkennung; Galerie- und Firmendaten wie Anschrift, weitere Standorte, Telefon, Website, Gründungsjahr sowie Profile bei Instagram, Facebook und LinkedIn; Kontaktdaten von bis zu fünf Rollen je Galerie (Inhaber, Direktion, Hauptkontakt, Presse, Buchhaltung) mit Anrede, Vor- und Nachname, Funktion, E-Mail und Telefon; Rechnungs- und Steuerdaten wie Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Daten zu Künstlerinnen und Künstlern wie Vor- und Nachname, Geburtsjahr, Nationalität, Wohn- und Arbeitsort, Lebensstatus bzw. Todesjahr sowie das Instagram-Profil; Werke und Inhalte wie Werkabbildungen mit Titel, Jahr, Maßen und Fotocredit sowie Standkonzept, Standskizzen, 3D-Entwurf, Videolinks, PDF-Uploads und Anmerkungen; die handschriftliche Unterschrift als Bilddatei mit Namen der unterzeichnenden Person und Zeitstempel, eingebettet in die Teilnahmebedingungen; Zahlungsdaten wie Zahlungsstatus, Betrag, Steuerberechnung, Zahlungsreferenz und Belegmail, wobei keine Karten- oder Kontodaten im Portal selbst erhoben werden; Bewertungsdaten wie Jury-Status, Zulassung, Warteliste und Absage; freiwillige Rückmeldungen mit Zuordnung zur eingeloggten Galerie, die zugleich Grundlage einer Verlosung sind; weitere Ausstellerdaten wie Passfotos für Ausstellerausweise, Möbel- und Parkkartenbestellungen sowie Standdaten; sowie im Rahmen des Werbewiderspruchs abgemeldete E-Mail-Adressen mit Zeitpunkt und Quelle der Abmeldung. Ein erheblicher Teil dieser Daten (Mitarbeitende, Künstlerinnen und Künstler, Fotocredits) wird uns nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von der Galerie übermittelt. Die Galerie sichert zu, die betreffenden Personen über diese Weitergabe zu informieren.
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Konto und Login ermöglichen den Zugang zum Portal und die Wiederaufnahme eines begonnenen Entwurfs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bewerbung, Jury-Auswahl und Standvergabe dienen der Durchführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anmeldegebühr, Beleg und Buchhaltung dienen der Zahlungsabwicklung und der gesetzlichen Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Bestätigungs- und Statusmails dienen der Eingangsbestätigung sowie der Mitteilung von Zulassung, Warteliste oder Absage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Fristerinnerungen an Aussteller dienen der rechtzeitigen Abgabe von Unterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, ggf. lit. f DSGVO). Newsletter und allgemeine Mailings dienen der Information über die Messe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, mit jederzeitiger Widerrufsmöglichkeit). Die Öffnungs- und Klickmessung im Mailversand dient der Zustell- und Reichweitenkontrolle auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dem jederzeit widersprechen oder sich über den Abmeldelink in jeder E-Mail vom Versand abmelden. Die Login-Statistik dient dem Erkennen, ob und wie Galerien das Portal nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Freitext-Feedback und die daran anknüpfende Verlosung dienen der Produktverbesserung bzw. der Auslosung eines Preises (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. a für die Verlosung). Der Abgleich mit dem CRM-System Insightly dient der Zuordnung zu einer bereits bekannten Galerie (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten zu Künstlerinnen und Künstlern dienen der Beurteilung des Standkonzepts, dem Katalog und der Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, zusätzlich Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO).
Empfänger und externe Dienstleister
Im Rahmen des Bewerbungs- und Ausstellerportals werden folgende Dienstleister eingesetzt: Vercel übernimmt Hosting und Ausführung der Anwendung und verarbeitet dabei alle Anfragen sowie technische Protokolle; die Serverfunktionen sind auf die Region Frankfurt (EU) konfiguriert, als Transfergrundlage gelten die EU-Standardvertragsklauseln sowie das UK IDTA. Supabase stellt Datenbank und Dateispeicher bereit und verarbeitet sämtliche Bewerbungsdaten, Uploads und Unterschriften; der Standort ist Frankfurt (EU). Stripe übernimmt die Zahlungsabwicklung und verarbeitet E-Mail-Adresse, Betrag, Referenz und Zahlungsmittel. Brevo übernimmt Zugangslinks sowie Status- und Sammelmails einschließlich Anhängen und verarbeitet dabei E-Mail-Adresse, Mailinhalt mit Zugangslink, die vollständige Anmelde-PDF, die unterschriebenen Teilnahmebedingungen sowie eine Öffnungs- und Klickstatistik. Insightly gleicht bei der Anmeldung E-Mail-Adresse, Galeriename und Verknüpfungskennung mit dem Kundenbestand ab; dabei handelt es sich um eine Übermittlung in die USA, abgesichert durch die Zertifizierung von Insightly unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend durch Standardvertragsklauseln. Pixx.io dient als Bilddatenbank für Werkabbildungen sowie weiteres Bild- und Videomaterial; der Anbieter hat Sitz und Server in Deutschland, es liegt keine Drittlandübermittlung vor. Die Jury sichtet die vollständigen Bewerbungsunterlagen.
Cookies und lokale Speicherung
Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies; ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich. Das Cookie portal_session hält die Anmeldung im Portal für 7 Tage aufrecht. Das Cookie eric_session dient der Anmeldung im Messebackend für das Team und gilt für 48 Stunden. Das Cookie NEXT_LOCALE speichert die gewählte Sprache bis zum Überschreiben. Die Cookies portal_test_now und portal_preview_flow dienen internen Testansichten des Teams und gelten für 24 Stunden. Der Entwurf einer halbfertigen Bewerbung bleibt im lokalen Speicher des Browsers erhalten, bis er abgesendet oder gelöscht wird. Backend-Einstellungen wie Zugangsschlüssel, Jahrgang und Ansicht im Messebackend bleiben im lokalen Speicher bis zur Abmeldung erhalten.
Speicherdauer
Abgelehnte Bewerbungen werden nach 12 Monaten gelöscht. Daten angenommener und teilnehmender Galerien werden nach der Messe für weitere 12 Monate aufbewahrt. Werkabbildungen, Standskizzen und Jury-Uploads werden nach Abschluss des Auswahlprozesses für weitere 12 Monate aufbewahrt. Login- und Zugriffs-Ereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht. Freitext-Feedback wird 12 Monate nach Auswertung gelöscht. Konten ohne abgeschlossene Bewerbung werden nach 12 Monaten gelöscht. Für unterschriebene Teilnahmebedingungen und die Anmelde-PDF gelten unabhängig davon die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Rechte der betroffenen Personen
Die Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür senden Sie eine E-Mail an dataprotection@art-dus.de. Nach Art. 15 DSGVO können Sie jederzeit ein unentgeltliches Auskunftsrecht bezüglich der über Sie gespeicherten Daten anfordern. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Hierzu wenden Sie sich bitte ebenfalls an dataprotection@art-dus.de. Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist steht dem entgegen. Beschwerderecht: Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de Betroffene Dritte: Künstlerinnen, Künstler, Mitarbeitende und Fotografinnen/Fotografen, deren Daten uns über die Galerie zugehen und nicht von ihnen selbst, werden gemäß Art. 14 DSGVO durch diese öffentlich zugängliche Erklärung über die Verarbeitung informiert.
Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Auswahlentscheidung im Bewerbungsverfahren trifft die Jury persönlich.
Was das Portal nicht tut
Das Portal führt keine Webanalyse durch und setzt kein Tracking-Pixel auf den Seiten ein. Es werden keine externen Schriften oder Skripte eingebunden, insbesondere besteht keine Verbindung zu Google Fonts. Die Anwendung speichert weder IP-Adressen noch Browserkennungen. Zahlungsdaten werden nicht im Portal selbst erhoben. Ein direkter Datenbankzugriff von außen ist nicht möglich.
Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert.
Verantwortlicher
art.fair International GmbH Maria-Hilf-Str. 9 50677 Köln, Deutschland Tel.: +49 221 420 393 0 Fax: +49 221 420 393 29 contact@art-dus.de www.art-dus.de Geschäftsführer: Walter Gehlen Datenschutzbeauftragter: Christian Krause, mail@dsb-dus.de Kontakt für Datenschutzanfragen: dataprotection@art-dus.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen
Konto und Login ermöglichen den Zugang zum Portal und die Wiederaufnahme eines begonnenen Entwurfs (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Bewerbung, Jury-Auswahl und Standvergabe dienen der Durchführung des Bewerbungs- und Zulassungsverfahrens (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Anmeldegebühr, Beleg und Buchhaltung dienen der Zahlungsabwicklung und der gesetzlichen Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Bestätigungs- und Statusmails dienen der Eingangsbestätigung sowie der Mitteilung von Zulassung, Warteliste oder Absage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Fristerinnerungen an Aussteller dienen der rechtzeitigen Abgabe von Unterlagen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, ggf. lit. f DSGVO). Newsletter und allgemeine Mailings dienen der Information über die Messe (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, mit jederzeitiger Widerrufsmöglichkeit). Die Öffnungs- und Klickmessung im Mailversand dient der Zustell- und Reichweitenkontrolle auf Grundlage berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); Sie können dem jederzeit widersprechen oder sich über den Abmeldelink in jeder E-Mail vom Versand abmelden. Die Login-Statistik dient dem Erkennen, ob und wie Galerien das Portal nutzen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Freitext-Feedback und die daran anknüpfende Verlosung dienen der Produktverbesserung bzw. der Auslosung eines Preises (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. lit. a für die Verlosung). Der Abgleich mit dem CRM-System Insightly dient der Zuordnung zu einer bereits bekannten Galerie (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Daten zu Künstlerinnen und Künstlern dienen der Beurteilung des Standkonzepts, dem Katalog und der Kommunikation (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO, zusätzlich Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO).
Cookies und lokale Speicherung
Das Portal setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies; ein Einwilligungsbanner ist dafür nicht erforderlich. Das Cookie portal_session hält die Anmeldung im Portal für 7 Tage aufrecht. Das Cookie eric_session dient der Anmeldung im Messebackend für das Team und gilt für 48 Stunden. Das Cookie NEXT_LOCALE speichert die gewählte Sprache bis zum Überschreiben. Die Cookies portal_test_now und portal_preview_flow dienen internen Testansichten des Teams und gelten für 24 Stunden. Der Entwurf einer halbfertigen Bewerbung bleibt im lokalen Speicher des Browsers erhalten, bis er abgesendet oder gelöscht wird. Backend-Einstellungen wie Zugangsschlüssel, Jahrgang und Ansicht im Messebackend bleiben im lokalen Speicher bis zur Abmeldung erhalten.
Rechte der betroffenen Personen
Die Einwilligung zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür senden Sie eine E-Mail an dataprotection@art-dus.de. Nach Art. 15 DSGVO können Sie jederzeit ein unentgeltliches Auskunftsrecht bezüglich der über Sie gespeicherten Daten anfordern. Sie haben darüber hinaus das Recht auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Hierzu wenden Sie sich bitte ebenfalls an dataprotection@art-dus.de. Ihre Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist steht dem entgegen. Beschwerderecht: Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf www.ldi.nrw.de Betroffene Dritte: Künstlerinnen, Künstler, Mitarbeitende und Fotografinnen/Fotografen, deren Daten uns über die Galerie zugehen und nicht von ihnen selbst, werden gemäß Art. 14 DSGVO durch diese öffentlich zugängliche Erklärung über die Verarbeitung informiert.
Was das Portal nicht tut
Das Portal führt keine Webanalyse durch und setzt kein Tracking-Pixel auf den Seiten ein. Es werden keine externen Schriften oder Skripte eingebunden, insbesondere besteht keine Verbindung zu Google Fonts. Die Anwendung speichert weder IP-Adressen noch Browserkennungen. Zahlungsdaten werden nicht im Portal selbst erhoben. Ein direkter Datenbankzugriff von außen ist nicht möglich.
Welche Daten im Rahmen des Bewerbungs- und Ausstellerportals verarbeitet werden
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Ausstellerportal werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet: Zugangs- und Kontodaten wie Galeriename, Master-E-Mail-Adresse, weitere freigeschaltete Zugangsadressen, Rolle, bevorzugte Sprache und Einladungscode; das Nutzungsverhalten in Form des Zeitpunkts jedes Logins mit Rolle und Jahrgang, ohne IP-Adresse und ohne Browserkennung; Galerie- und Firmendaten wie Anschrift, weitere Standorte, Telefon, Website, Gründungsjahr sowie Profile bei Instagram, Facebook und LinkedIn; Kontaktdaten von bis zu fünf Rollen je Galerie (Inhaber, Direktion, Hauptkontakt, Presse, Buchhaltung) mit Anrede, Vor- und Nachname, Funktion, E-Mail und Telefon; Rechnungs- und Steuerdaten wie Rechnungsanschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; Daten zu Künstlerinnen und Künstlern wie Vor- und Nachname, Geburtsjahr, Nationalität, Wohn- und Arbeitsort, Lebensstatus bzw. Todesjahr sowie das Instagram-Profil; Werke und Inhalte wie Werkabbildungen mit Titel, Jahr, Maßen und Fotocredit sowie Standkonzept, Standskizzen, 3D-Entwurf, Videolinks, PDF-Uploads und Anmerkungen; die handschriftliche Unterschrift als Bilddatei mit Namen der unterzeichnenden Person und Zeitstempel, eingebettet in die Teilnahmebedingungen; Zahlungsdaten wie Zahlungsstatus, Betrag, Steuerberechnung, Zahlungsreferenz und Belegmail, wobei keine Karten- oder Kontodaten im Portal selbst erhoben werden; Bewertungsdaten wie Jury-Status, Zulassung, Warteliste und Absage; freiwillige Rückmeldungen mit Zuordnung zur eingeloggten Galerie, die zugleich Grundlage einer Verlosung sind; weitere Ausstellerdaten wie Passfotos für Ausstellerausweise, Möbel- und Parkkartenbestellungen sowie Standdaten; sowie im Rahmen des Werbewiderspruchs abgemeldete E-Mail-Adressen mit Zeitpunkt und Quelle der Abmeldung. Ein erheblicher Teil dieser Daten (Mitarbeitende, Künstlerinnen und Künstler, Fotocredits) wird uns nicht von der betroffenen Person selbst, sondern von der Galerie übermittelt. Die Galerie sichert zu, die betreffenden Personen über diese Weitergabe zu informieren.
Empfänger und externe Dienstleister
Im Rahmen des Bewerbungs- und Ausstellerportals werden folgende Dienstleister eingesetzt: Vercel übernimmt Hosting und Ausführung der Anwendung und verarbeitet dabei alle Anfragen sowie technische Protokolle; die Serverfunktionen sind auf die Region Frankfurt (EU) konfiguriert, als Transfergrundlage gelten die EU-Standardvertragsklauseln sowie das UK IDTA. Supabase stellt Datenbank und Dateispeicher bereit und verarbeitet sämtliche Bewerbungsdaten, Uploads und Unterschriften; der Standort ist Frankfurt (EU). Stripe übernimmt die Zahlungsabwicklung und verarbeitet E-Mail-Adresse, Betrag, Referenz und Zahlungsmittel. Brevo übernimmt Zugangslinks sowie Status- und Sammelmails einschließlich Anhängen und verarbeitet dabei E-Mail-Adresse, Mailinhalt mit Zugangslink, die vollständige Anmelde-PDF, die unterschriebenen Teilnahmebedingungen sowie eine Öffnungs- und Klickstatistik. Insightly gleicht bei der Anmeldung E-Mail-Adresse, Galeriename und Verknüpfungskennung mit dem Kundenbestand ab; dabei handelt es sich um eine Übermittlung in die USA, abgesichert durch die Zertifizierung von Insightly unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework sowie ergänzend durch Standardvertragsklauseln. Pixx.io dient als Bilddatenbank für Werkabbildungen sowie weiteres Bild- und Videomaterial; der Anbieter hat Sitz und Server in Deutschland, es liegt keine Drittlandübermittlung vor. Die Jury sichtet die vollständigen Bewerbungsunterlagen.
Speicherdauer
Abgelehnte Bewerbungen werden nach 12 Monaten gelöscht. Daten angenommener und teilnehmender Galerien werden nach der Messe für weitere 12 Monate aufbewahrt. Werkabbildungen, Standskizzen und Jury-Uploads werden nach Abschluss des Auswahlprozesses für weitere 12 Monate aufbewahrt. Login- und Zugriffs-Ereignisse werden nach 90 Tagen gelöscht. Freitext-Feedback wird 12 Monate nach Auswertung gelöscht. Konten ohne abgeschlossene Bewerbung werden nach 12 Monaten gelöscht. Für unterschriebene Teilnahmebedingungen und die Anmelde-PDF gelten unabhängig davon die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen.
Automatisierte Entscheidungen
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Auswahlentscheidung im Bewerbungsverfahren trifft die Jury persönlich.
Änderungen dieser Erklärung
Diese Erklärung wird angepasst, wenn sich die Verarbeitung ändert.